Kommuneøkonomi
Slik snudde barnehagen det skyhøye sykefraværet
Sykefraværet var oppe i 38 prosent. Flere vurderte å slutte. Så kom vendepunktet i Storhaugen barnehage.
Publisert
Kontordøra står åpen i Storhaugen barnehage.
Det er ikke tilfeldig.
For styrer Ari Sæberg Thorsteinsson har den åpne døra blitt et bilde på noe av det viktigste de har gjort for å få ned sykefraværet – å senke terskelen for å snakke sammen før problemene vokser seg store.
– Jeg har en personlig tro på at dialog løser det meste. Hvis mennesker snakker sammen, finner vi løsninger på ting, sier han.
Barnehagen med 60 barn ligger på toppen av Aspøya i Ålesund, med utsikt over byen og havet.
I de fire avdelingene merket de ansatte godt hva et høyt sykefravær betyr i praksis.
Det ble flere vikarer, mer bruk av bemanningsbyrå og mindre tid til å følge opp dem som kom inn.
Hverdagen ble tyngre for de fast ansatte, og uroen for barna lå hele tiden under.
– Vi var slitne. Det kan jeg bare si. Vi var slitne alle sammen, sier barnehagelærer og tillitsvalgt, Therese Solbakk Iversen.
Gikk gjennom arbeidsoppgavene punkt for punkt
På det meste viser tallene de har gått gjennom at det totale sykefraværet var oppe i 38 prosent.
Da Thorsteinsson startet, var det langtidsfraværet som måtte tas først.
– Vanligvis begynner man med korttidsfraværet. Her var det høyt langtidsfravær. Vi måtte rett og slett få folk tilbake på jobb, sier han.
Løsningen ble ikke ett enkelt tiltak, men et mer systematisk arbeid.
Thorsteinsson og de andre styrerne i kommunen lagde rutiner for fravær, oppfølging og tilrettelegging.
De beskrev både arbeidstakers og arbeidsgivers ansvar, og satte arbeidet inn i faste møter i arbeidsmiljøgruppa og trepartssamarbeidet.
Et av de viktigste grepene var å gjøre tilrettelegging konkret.
I stedet for å snakke generelt om hva en ansatt tåler eller ikke tåler, går de gjennom arbeidsoppgavene i barnehagen punkt for punkt.
Kan du åpne barnehagen? Kan du ha tidligvakt? Kan du være i garderoben? Kan du gjøre praktiske oppgaver? Kan du gjøre det med hjelp?
På skjemaet kan den ansatte svare ja, nei eller ja med hjelp. Slik blir det tydeligere hva som faktisk er mulig, også når helsa ikke er på topp.
– Det har resultert i at vi gikk fra 100 prosent sykmeldinger til graderte sykmeldinger. Når folk får oversikt, sier de ofte «Oi, jeg får jo faktisk til ganske mye», forteller Thorsteinsson.
Ansatte oppfordres også til å ta skjemaet med til legen. Mange leger kjenner ikke arbeidshverdagen i en barnehage i detalj.
Her handler jobben både om å være tett på barna og om en lang rekke praktiske oppgaver.
– Det er ikke bare én type jobb. Det er utrolig mange oppgaver i en barnehage, sier Iversen.
Snakker sammen tidligere
Den systematiske jobben har også endret kulturen.
Flere tar kontakt før det er en sykmelding på bordet. Det kan handle om vond rygg, migrene, en vanskelig livssituasjon eller at noen kjenner at de trenger en justering i arbeidshverdagen en periode.
– Jeg opplever at folk oppsøker meg lenge før det er en lege involvert. Og noen ganger har jeg også bedt ansatte om å gå til legen før de drar det for langt. Det går begge veier, sier Thorsteinsson.
Fleksibiliteten kan være liten, men viktig.
En ansatt med migrene kan spørre om det er mulig å komme et par timer senere etter å ha tatt medisiner. En annen kan få slippe tunge løft eller garderobesituasjoner i en periode. En tredje kan gjøre en digital HMS-oppgave hjemme på kvelden dersom arbeidsdagen må avsluttes tidligere.
Det er ikke ment som en forventning om at syke ansatte skal presse seg på jobb. Tvert imot understreker de at noen ganger må folk være helt sykmeldt.
– Det første er at det ikke er en skam å være syk. Det er ikke farlig å være syk. Det handler om å skape trygghet blant ansatte, sier Iversen
– Folk er ikke redde for å snakke med deg, fortsetter hun.
Iversen peker på lederrollen som avgjørende. Det handler ikke bare om rutiner, men om hvordan rutinene brukes.
– Vi har en leder som er synlig på avdelingene, lytter og forstår hva vi står i.
Åpenheten betyr ikke at ansatte må fortelle hva som feiler dem. Det viktige spørsmålet er heller hva de trenger.
– Folk kan komme og si at de står i noe vanskelig, men ikke vil snakke om det. Hva trenger du fra meg, er min respons, sier Thorsteinsson.
Han beskriver lederstilen som tillitsbasert. Samtidig følger han med på mønstre. Hvis det samme fraværet gjentar seg, eller en bestemt dag peker seg ut, blir det tatt opp.
Flere på jobb, færre vikarer
Ålesund kommune har vært gjennom flere år med uro om kommunegrenser, økonomi og tjenester. I 2020 ble kommunen slått sammen med Haram, Sandøy, Skodje og Ørskog.
Fire år senere gikk Haram ut igjen. Samtidig har innbyggere på Ona, Husøya og Sandøya ønsket å bli overført til Aukra, men staten har sagt nei.
I dette landskapet jobber kommunen med å få ned både sykefravær og vikarutgifter.
Sykefraværsjobbingen fra Storhaugen barnehage viser hvordan hvordan Ålesund prøver å sikre flere folk på jobb og mindre penger ut til vikarer.
Lys i alle rådhus
I 2025 endte Ålesund med et netto driftsresultat på 49,5 millioner kroner, etter minus året før.
Sykefraværet er redusert fra 10 til 9 prosent, blant annet gjennom samarbeid med People@Work og målrettet innsats i alle enheter. Kommunen har unngått store strukturelle kutt som nedlegging av skoler og sykehjem.
Assisterende kommunedirektør Anne Mette Liavaag og økonomisjef Lars Kristen Tovan Fylling peker på streng kostnadskontroll, ansettelsesstopp og stabilt antall årsverk som nøkkelfaktorer.
Driftskostnadene er holdt nede samtidig som innbyggertallet og dermed inntektene har økt.
– Den store bekymringen på kort sikt er gjeld. Rentekostnadene tar oss. Vi har investert i idrettsbygg og skolebygg. Rentebildet i dag er annerledes enn i fjor, og vi planla et litt annet framtidsscenario. Vi har et krevende år foran oss med den store rentetoppen til neste år, sier Fylling.
Kommunen har også strammet inn på tjenestestrukturen, blant annet gjennom felles boenhet med nattevakt, flere ambulante tjenester og konkurranseutsatt måltidslevering levert fra Bergen.
– Da Ålesund slo seg sammen med de andre kommunene, ble det bestemt at det skulle være lys i alle rådhus. Det er kostbart. Nå skal et administrasjonsbygg selges, forteller Liavaag.
Fylling anslår at skilsmissen fra Haram krevde rundt 200.000 arbeidstimer, noe som forsinket utviklingsarbeid og tjenesteutvikling.
– Nå opplever kommunen en ny positivitet og retning.
Fikk arbeidsmiljøpris
Barnehagen har fått arbeidsmiljøpris for arbeidet sitt. Selv peker de på trepartssamarbeidet som en av grunnene til at de har lykkes. Rutinene ble ikke bare bestemt ovenfra. De ble skrevet, diskutert, justert og forankret sammen med ansatte og tillitsvalgte.
Styreren lagde et forslag, fikk innspill, bearbeidet og sendte det ut igjen. Det ble hele tiden forankret i arbeidsmiljøgruppa.
Arbeidet har også fått støtte gjennom People@Work, som har bistått Ålesund kommune med systematikk og med å sette tiltakene inn i en faglig sammenheng.
Alle barnehagene i kommunen har jobbet med dette over en lang periode og kan vise til gode resultat, skriver virksomhetsleder for barnehager i Ålesund ytre, Haldis Gundersen, i en e-post.
– Det har vært veldig godt å ha med People@Work. Det setter jobben vi gjør i sammenheng med teori og forskning. Hvis man jobber mer relasjonelt, øker sannsynligheten for bedring, sier Thorsteinsson.
Ser også det som fungerer
Da fraværet var på det høyeste, gikk det også ut over driften. Det var mye bruk av vikarer og bemanningsbyrå. Regningene ble høye, og de fast ansatte hadde lite tid til å veilede og bli kjent med nye folk.
– Jeg følte at jeg ikke strakk til, sier Iversen.
I dag beskriver hun en annen hverdag.
– Ungene er roligere i dag.
Fraværet er også langt lavere. Ifølge tallene barnehagen selv viser til, lå det totale sykefraværet i fjor på 10,4 prosent.
Arbeidshverdagen i barnehagen er fortsatt krevende. Ansatte står tett på barna, på kroppen og følelsene, gjennom hele dagen. Mange barn har ulike behov, og Storhaugen har en høy andel minoritetsspråklige barn. Det krever tett arbeid med språk, inkludering og relasjoner.
Men Thorsteinsson mener det også er viktig å løfte blikket og se hva de faktisk får til.
– Dere glemmer kanskje av og til å se alt det gode som skjer. Når jeg påpeker det, ser jeg at dere retter dere litt i ryggen og tenker at dere gjør en god jobb, sier han til Iversen.
