– KI kan kutte møter, men ikke erstatte folk 

Da Lars Erik Brekne Johnsen i Kristiansand kommune begynte å bruke kunstig intelligens i jobben, handlet det først om å forstå et nytt verktøy. Etter hvert endret det også måten han jobber på. 

Som HR- og HMS-rådgiver jobber han tett på saker som angår ansatte, ledere, verneombud og tillitsvalgte. I den arbeidshverdagen har KI blitt nyttig som strukturhjelp, sparringspartner og kritisk medleser. 

Samtidig advarer han mot å bruke KI som en snarvei forbi faglighet, kildekritikk, medvirkning og menneskelig vurdering. 

KI kan gi mer tid til folk – men hvem får gevinsten?

– Vi må fortsatt lese, finne kilder og høre på folk. Vi må diskutere og jobbe sammen. Og skille mellom det som er nyttig, og det som bare ser nyttig ut. Alt dette er fortsatt menneskelig arbeid. Kanskje blir nettopp det viktigere når KI tar større plass, sier han. 

Må vite hva som kan deles 

Johnsen begynte å bruke kunstig intelligens rundt 2024. Først satte han seg inn i hvordan språkmodellene fungerer. Deretter øvde han på å skrive gode instrukser.  

I jobben hans kan det dukke opp personopplysninger, interne vurderinger, arbeidsmiljøsaker og beredskapsinformasjon. Før han tok verktøyene i bruk, måtte han derfor lage en trygg arbeidsmåte.  

Et av de første grepene var å sortere egne arbeidsoppgaver i grønt, gult og rødt. Grønt var oppgaver han trygt kunne bruke KI til, for eksempel idéarbeid, struktur og språk. Gult var oppgaver som måtte vurderes ekstra nøye, fordi de kunne inneholde interne opplysninger eller krevde faglig kontroll. Rødt var informasjon som ikke skulle inn i verktøyet, som personopplysninger, sensitive vurderinger, rømningsveier og interne beredskapsrutiner. 

– Når du har en rolle der du kommuniserer regler til andre, må du gjøre det riktig selv, sier han. 

 Bruker KI som sparringspartner 

Når rammene for hva som kan deles er på plass, kan KI brukes mer aktivt i selve utviklingsarbeidet.  

Et konkret prosjekt handlet om vold, trusler og konflikthåndtering i skolen. Kommunen skulle lage nye rutiner og et e-læringsopplegg for ansatte. 

Arbeidet startet med en tydelig bestilling til KI-verktøyet: Hvem er jeg? Hva skal jeg lage? Hvilken rolle har jeg? Deretter ba Johnsen verktøyet lage en plan, foreslå kilder og peke på mulige blindsoner. 

Han beskriver KI som en sparringspartner, ikke en fasit. 

– Du må trykke på lenkene med kilder og lese og sjekke det som står der, sier han. 

Han ber også KI opptre som «djevelens advokat» eller «kritisk venn». Slik får han hjelp til å se svakheter og spørsmål som bør avklares før teksten går videre. 

Et KI-utkast som ser ryddig ut, men ikke treffer arbeidshverdagen i tjenestene, kan fort skape merarbeid. Derfor er det viktig at innholdet treffer. 

Færre møter og raskere utkast 

Johnsen har fått en del oppmerksomhet som KI-entusiast. I et intervju med NRK vinteren 2025 sa han at han hadde effektivisert jobben med minst 50 prosent.

Baklengs inn i framtida

Hvor mye tid han sparer, synes han er vanskelig å si. Han har ikke ført timer. Men han merker forskjellen i kalenderen. 

– I stedet for fem møter, blir det kanskje tre, sier han. 

Tidligere kunne arbeid med tekst, rutiner og planer bety mange runder med e-poster, møter og nye utkast. Nå kan han raskere legge fram et forslag som ansatte og kolleger kan jobbe videre med. 

Han advarer mot at KI bare brukes til å produsere mer tekst. Referater, opptak og oppsummeringer kan lett bli liggende i Teams eller OneDrive uten at noen bruker dem. Da er gevinsten liten. 

For Johnsen ble det avgjørende at KI-utkastene ikke bare sparte ham for tid, men heller ikke skapte merarbeid for andre. 

– Det var kanskje da jeg tenkte at dette har noe for seg, sier han. 

– Folk leser sjelden e-post ordentlig lenger og de leser sjelden referatet som følger med.  

I møter kan KI for eksempel brukes til å oppsummere hva deltakerne har sagt mens møtet fortsatt pågår. Da kan deltakerne sjekke om de er riktig forstått, bli enige om formuleringer og avklare beslutninger. 

– Poenget er å bruke teknologien mens folk er samlet. Da kan KI bidra til bedre møter, ikke bare lengre dokumenter. 

For ham er dette viktigere enn selve verktøyet. 

KI i kommunalt arbeid 

Den samme arbeidsmåten ble også brukt i et større prosjekt om livsfasepolitikk, altså hva ansatte trenger i ulike deler av arbeidslivet. Kommunen gjennomførte intervjuer med rundt 65 ansatte og 20 ledere. KI ble brukt til å sortere og sammenstille svarene. 

Først ble opplysningene anonymisert. KI fikk ikke vite hvem som hadde sagt hva, hvor de jobbet, eller andre detaljer som kunne identifisere enkeltpersoner. 

Deretter kunne verktøyet gjøre tekst om til tabeller, sortere svar etter tema og telle hvor ofte ulike behov ble nevnt. 

Men tall og tabeller er ikke nok, understreker han.  

– En ansatt på kontor, en fagarbeider i skolen og en ansatt på sykehjem har ulike arbeidsdager og ulike muligheter. Slike vurderinger må gjøres av mennesker som kjenner tjenestene. 

Ikke et krav for alle 

Egne erfaringer gjør likevel ikke at Johnsen mener alle ansatte bør ta KI i bruk på samme måte eller at det bør gjøres til et krav for alle ansatte på samme tid.  

– For noen er verktøyene foreløpig lite relevante. Andre jobber så tett på mennesker og sensitiv informasjon at de må være ekstra varsomme. 

Derfor mener han det er lurt å vente på trygge løsninger som kommunen har kjøpt inn og kvalitetssikret.  

Medvirkning er et annet nøkkelord. Når ny teknologi skal innføres, må de som faktisk skal bruke den, få være med og forme løsningene.  

Han tror mange ansatte kan kjenne på følelsen av å bli forbikjørt av teknologien. Den må skje i et tempo folk tåler, med praktisk opplæring og rom for grunnleggende spørsmål. 

Forfatter Maja Lunde advarer: – Skjermtid og KI kan gjøre oss dummere

Hvis ansatte blir møtt med nye begreper og tekniske snarveier de ikke forstår, kan de falle av før de har kommet i gang. 

– Mister du dem, så kommer de ikke tilbake igjen. Da skal det mye til, sier han. 

Samtidig ser han at teknologien kan overta enkelte av de mest gjentakende oppgavene. I 2024 laget Johnsen en enkel chatbot basert på sin egen rolle, fagkompetanse og spørsmål han ofte får. Den ble aldri satt i produksjon, men testen viste ham hvor mye KI kan gjøre når spørsmålene er enkle og gjentakende. 

– Da jeg så at en del av jobben min kunne automatiseres, tenkte jeg at jeg kanskje må bruke tida mi på det KI ikke kan gjøre like godt, sier han. 

For ham handler det om oppgaver der mennesker fortsatt må være tett på, å forstå situasjonen, kjenne tjenestene, vurdere konsekvensene og sørge for at ansatte får medvirke. 

– KI kan gi raskere utkast, bedre struktur og mer oversikt. Men i kommunalt arbeid er det fortsatt mennesker som må forstå konsekvensene, gjøre vurderingene og ta ansvar for beslutningene.